Ablauf aufnehmen
Ich sehe mir an, wie es heute läuft — mit den Leuten, die es täglich machen.
KI-Lösung
Die Arbeit hinter der Arbeit.
Anfragen sortieren, Unterlagen zusammenstellen, Rechnungen schreiben, Zahlen zusammensuchen: Aufgaben, die niemand gerne macht und die trotzdem jede Woche anfallen. Vieles davon muss kein Mensch tun.
- Kostenlose Erstberatung
- Ehrliche Einschätzung, ob es sich lohnt
- Ein fester Ansprechpartner
In den meisten Praxen und Kanzleien geht ein erheblicher Teil des Tages für Handgriffe drauf, die sich jede Woche wiederholen. Formulare abtippen. Anfragen aus vier Postfächern zusammensuchen. Rechnungen aus Stundenzetteln bauen. Am Monatsende die Zahlen zusammenkratzen.
Das lässt sich automatisieren — nicht mit einer Software von der Stange, sondern entlang Ihrer tatsächlichen Abläufe. Ich schaue mir an, was bei Ihnen wirklich passiert, und nehme dann das heraus, was sich zuverlässig ohne Sie erledigen lässt.
Ehrlich gesagt lohnt sich das nicht überall. Bei manchen Abläufen ist der Aufwand höher als der Nutzen. Das sage ich Ihnen dann auch — vorher, nicht hinterher.
Wie ich vorgehe
Erst verstehen, dann automatisieren.
Ein automatisierter Murks ist schlimmer als ein manueller Ablauf.
Ehrlich aussortieren
Was sich zuverlässig automatisieren lässt, kommt dran. Der Rest bleibt bewusst manuell.
Unterlagen vorbereiten
Dokumente, die sich aus vorhandenen Daten füllen lassen, füllen sich selbst.
Anfragen bündeln
E-Mail, Formular, Telefon, Portal: alles landet an einer Stelle, sortiert und zugeordnet.
Zahlen ohne Zusammensuchen
Auswertungen entstehen laufend, statt am Monatsende in einer Tabelle.
Daten bleiben, wo sie hingehören
Ich baue so, dass sensible Daten Ihr System nicht unnötig verlassen.
So gehe ich vor
In vier Schritten zum Ergebnis.
Transparent und ohne Fachchinesisch — Sie wissen jederzeit, woran Sie sind.
01
Bestandsaufnahme
Wir gehen Ihre Woche durch und finden, was sich wiederholt und Zeit frisst.
02
Priorisieren
Ich rechne Ihnen vor, was sich lohnt — und was Sie sich sparen sollten.
03
Umsetzen
Ich baue die Automatisierung, sauber dokumentiert und ohne Sie an mich zu binden.
04
Übergeben
Ihr Team lernt, damit zu arbeiten. Ich bleibe erreichbar, wenn sich etwas ändert.
Hintergrund
Wo Automatisierung im Alltag wirklich Zeit spart.
Typische Beispiele aus der Praxis
Automatisierung klingt abstrakt — konkret sieht sie so aus: Eingehende Anfragen werden automatisch gelesen, vorsortiert und mit den passenden Unterlagen beantwortet. Termine lösen von selbst Bestätigung und Erinnerung aus. Belege wandern aus dem Postfach direkt in die richtige Ablage für den Steuerberater. Aus Ihren Zahlen entsteht jeden Montag ein fertiger Wochenüberblick. Nichts davon ist Zukunftsmusik — das läuft heute bei kleinen Betrieben, nicht nur bei Konzernen. Weitere Beispiele zeige ich im Ratgeber KI-Automatisierung für kleine Betriebe.
Der Mensch bleibt in der Schleife
Ich baue Automatisierungen grundsätzlich so, dass Sie die Kontrolle behalten: Was nach außen geht — eine E-Mail an einen Kunden, ein Angebot — wird als Entwurf vorbereitet, den Sie mit einem Klick freigeben. Erst wenn eine Automatisierung sich über Wochen bewährt hat, lockern wir die Zügel dort, wo es unkritisch ist. So bekommen Sie die Zeitersparnis ohne das ungute Gefühl, dass eine Maschine in Ihrem Namen Dinge verschickt, die Sie nie gesehen haben.
Klein anfangen, sauber messen
Der größte Fehler ist, alles auf einmal automatisieren zu wollen. Ich fange mit dem einen Prozess an, der Sie am meisten Zeit kostet — messbar in Stunden pro Woche. Läuft er stabil, kommt der nächste. So bleibt jede Stufe überschaubar, und Sie sehen nach wenigen Wochen schwarz auf weiß, ob sich die Investition trägt. Was mit heutiger KI in kleinen Unternehmen realistisch machbar ist — und was Hype bleibt — habe ich im Beitrag KI im kleinen Unternehmen eingeordnet.
Häufige Fragen
Gut zu wissen.
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie mir einfach — ich antworte meist innerhalb von 24 Stunden.
In der Regel nicht. Ich versuche zuerst, das anzubinden, womit Sie ohnehin arbeiten. Ein Systemwechsel ist ein eigenes Projekt und sollte nie das Beiprodukt einer Automatisierung sein.
Deshalb automatisiere ich nur Abläufe, bei denen sich ein Fehler bemerken und korrigieren lässt. Alles, was ohne Kontrolle nach außen ginge — Rechnungen an Patienten, Schreiben an Gerichte — bekommt eine Freigabe durch einen Menschen. Ihren.
Nicht mehr als nötig. Ich dokumentiere, was ich baue, und setze auf Werkzeuge, die auch jemand anders warten kann. Ich möchte, dass Sie bleiben, weil es passt — nicht weil Sie nicht wegkönnen.
Bei Praxen und Kanzleien ist das die erste Frage, nicht die letzte. Ich baue so, dass personenbezogene Daten möglichst in Ihren Systemen bleiben, schließe für externe Dienste einen Auftragsverarbeitungsvertrag und dokumentiere, was wohin fließt. Wo eine saubere Lösung nicht möglich ist, wird nicht automatisiert.
Manchmal ja, oft nicht. Wenn ein Ablauf zweimal im Monat zehn Minuten kostet, sollten Sie ihn nicht automatisieren. Ich rechne das mit Ihnen durch, bevor irgendetwas gebaut wird.
Gar nicht — das ist mein Job. Im Erstgespräch gehen wir Ihre Woche durch: Was frisst Zeit, was nervt, was bleibt liegen? Daraus entsteht eine kurze Liste mit den zwei, drei Prozessen, bei denen Aufwand und Ersparnis im besten Verhältnis stehen. Die rechnen wir gemeinsam durch, bevor irgendetwas gebaut wird.
Das hängt vom Prozess ab — eine Anfragen-Vorsortierung ist etwas anderes als eine Anbindung an Ihre Praxissoftware. Sie bekommen vorab ein Festpreis-Angebot mit einer ehrlichen Rechnung daneben: gesparte Stunden pro Monat gegen einmalige Kosten. Wenn sich das nicht innerhalb überschaubarer Zeit trägt, rate ich ab.
Ein einzelner, klar umrissener Prozess ist oft in ein bis zwei Wochen einsatzbereit — inklusive Testphase, in der alles nur als Entwurf läuft. Komplexere Abläufe mit mehreren Systemen brauchen entsprechend länger. Sie arbeiten währenddessen normal weiter; umgestellt wird erst, wenn es nachweislich funktioniert.
Was frisst bei Ihnen die meiste Zeit?
Beschreiben Sie mir einen Ablauf, der Sie nervt — ich sage Ihnen ehrlich, ob sich Automatisieren lohnt.