Nimmt ab statt Mailbox
Meldet sich mit Ihrem Namen und in Ihrem Ton — statt Besetztzeichen oder Ansage vom Band.
KI-Lösung
Kein Anruf geht mehr verloren.
Jeder unbeantwortete Anruf ist eine Anfrage, die zur nächsten Praxis oder Kanzlei weiterzieht. Ein KI-Telefonassistent nimmt ab, wenn bei Ihnen niemand kann — freundlich, rund um die Uhr, und mit dem Anliegen sauber notiert.
- Kostenlose Erstberatung
- Ehrliche Einschätzung, ob es sich lohnt
- Ein fester Ansprechpartner
Das Telefon klingelt während der Behandlung. Es klingelt im Mandantengespräch. Es klingelt abends um kurz nach sechs, wenn niemand mehr da ist. Wer dann keine Mailbox sprechen möchte — und das sind die meisten — legt auf und ruft woanders an.
Der KI-Telefonassistent springt genau dort ein. Er meldet sich mit Ihrem Praxis- oder Kanzleinamen, hört zu, erfragt Namen, Anliegen und Rückrufwunsch — und schickt Ihnen alles direkt als Nachricht. Sie rufen zurück, wenn Sie Zeit haben, und wissen vorher, worum es geht.
Er ersetzt niemanden. Nimmt Ihr Team ab, ist der Assistent gar nicht erst im Spiel. Er fängt nur auf, was sonst verloren ginge.
Was der Assistent tut
Zuhören, notieren, weiterleiten.
Kein Sprachmenü, keine Tastenwahl — ein normales Gespräch.
Erfragt das Anliegen
Name, Grund des Anrufs, Rückrufwunsch, Dringlichkeit. Nachfragen inklusive, wenn etwas unklar bleibt.
Leitet sofort weiter
Sie bekommen die Nachricht per E-Mail — mit allem, was Sie für den Rückruf brauchen.
Rund um die Uhr
Abends, am Wochenende, im Urlaub. Erreichbarkeit, ohne dass jemand Dienst schiebt.
Im Rahmen der Schweigepflicht
Erfasst wird, was für den Rückruf nötig ist — keine Diagnosen, keine Mandatsinhalte.
Auf Ihren Betrieb abgestimmt
Öffnungszeiten, häufige Fragen, wer welche Anliegen bekommt: alles vorher gemeinsam festgelegt.
So gehe ich vor
In vier Schritten zum Ergebnis.
Transparent und ohne Fachchinesisch — Sie wissen jederzeit, woran Sie sind.
01
Gespräch
Wir klären, wann der Assistent überhaupt rangehen soll — und was er dabei nie tun darf.
02
Einrichtung
Ich richte Begrüßung, Fragen und Weiterleitung ein und schließe die nötigen Verträge ab.
03
Testlauf
Sie rufen selbst an, hören zu und sagen mir, was sich anders anhören soll.
04
Betrieb
Der Assistent läuft. Ich behalte ihn im Blick und passe an, was sich im Alltag zeigt.
Hintergrund
Was am Telefon wirklich verloren geht.
Die Mathematik verpasster Anrufe
Rechnen wir kurz: Wenn in einer Praxis oder Kanzlei nur zwei Anrufe pro Tag unbeantwortet bleiben, sind das rund vierzig im Monat. Selbst wenn nur ein Viertel davon neue Patienten oder Mandanten gewesen wären, gehen Monat für Monat zehn Aufträge an den Wettbewerb — denn wer nicht durchkommt, ruft selten ein zweites Mal an. Er ruft den Nächsten in der Liste an. Die ausführliche Rechnung samt Studien dazu steht im Ratgeber Verpasste Anrufe kosten Kunden.
So klingt der Assistent
Vergessen Sie „Drücken Sie die Eins“. Der Assistent führt ein natürliches Gespräch: Er begrüßt mit Ihrem Praxis- oder Kanzleinamen, versteht das Anliegen in normalem Deutsch, stellt Rückfragen und nimmt strukturiert auf, was Sie für den Rückruf brauchen — Name, Nummer, Anliegen, Dringlichkeit. Auf Wunsch sagt er offen, dass er ein digitaler Assistent ist; meine Erfahrung ist, dass Anrufer das gut annehmen, solange sie ihr Anliegen loswerden und wissen, wann sie Rückmeldung bekommen. Für Praxen gibt es Besonderheiten — von Rezeptwünschen bis Schweigepflicht — die ich im Beitrag KI-Telefonassistent in der Arztpraxis beschrieben habe.
Zusammenspiel mit Ihrem Team
Der Assistent ersetzt niemanden — er fängt ab, was heute verloren geht: die Mittagspause, die Behandlungszeiten, den Feierabend, den Urlaub, die Stoßzeit, in der zwei Leitungen gleichzeitig klingeln. Ihr Team bekommt nach jedem Gespräch eine saubere Notiz aufs Mail-Postfach oder ins System und ruft zurück, sobald Luft ist. Aus „ständig klingelt es rein“ wird eine sortierte Liste — und Ihr Empfang kann sich um die Menschen kümmern, die vor ihm stehen.
Häufige Fragen
Gut zu wissen.
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie mir einfach — ich antworte meist innerhalb von 24 Stunden.
Ja — und das gehört sich auch so. Der Assistent gibt sich zu Beginn als automatischer Assistent zu erkennen. Wer lieber einen Menschen sprechen möchte, bekommt gesagt, wann er Sie erreicht. Alles andere wäre unseriös und rechtlich angreifbar.
Nein. Der Assistent geht nur ran, wenn ohnehin niemand abnehmen kann. Nimmt Ihr Team ab, passiert gar nichts. Es geht darum, verlorene Anrufe aufzufangen — nicht darum, jemanden zu ersetzen.
Vor dem Einsatz legen wir gemeinsam fest, welche Daten erfasst werden — in aller Regel Name, Anliegen und Rückrufwunsch, keine Diagnosen und keine Mandatsinhalte. Für die eingesetzten Dienste schließe ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Wo sich etwas nicht sauber lösen lässt, sage ich Ihnen das, statt es zu bauen.
Im Regelfall rate ich davon ab. Terminvergabe hängt an Ihrem Kalender, an Behandlungsdauern und an Ausnahmen, die niemand vollständig vorhersieht. Der Assistent nimmt den Terminwunsch auf, vergeben wird der Termin bei Ihnen. Wenn Ihr Kalendersystem eine saubere Anbindung erlaubt, sprechen wir darüber.
Es gibt einmalige Einrichtungskosten und laufende Kosten, die sich nach Anrufaufkommen richten. Nach dem Erstgespräch bekommen Sie ein transparentes Angebot — und meine ehrliche Einschätzung, ob sich das für Ihre Größe überhaupt rechnet.
In der Regel ein bis zwei Wochen: Wir legen fest, was er wissen und aufnehmen soll, ich richte ihn ein und teste ihn mit realistischen Anrufen — auch mit schwierigen. Erst danach wird er live geschaltet, zunächst gern nur außerhalb Ihrer Zeiten, bis das Vertrauen da ist.
Nach jedem Anruf bekommen Sie eine strukturierte Zusammenfassung: wer, welches Anliegen, welche Rückrufnummer, wie dringend — per E-Mail oder direkt in Ihr System. Die Verarbeitung läuft DSGVO-konform mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung; Gespräche werden nicht für KI-Training verwendet.
Ja. Ihre Nummer bleibt, wie sie ist — der Assistent wird per Rufumleitung eingebunden: immer, nur bei besetzt, nur nach dem dritten Klingeln oder nur außerhalb der Öffnungszeiten. Das lässt sich jederzeit anpassen, ohne dass sich für Ihre Anrufer etwas ändert.
Wie viele Anrufe gehen bei Ihnen verloren?
Sagen Sie mir kurz, wie Ihr Telefon heute läuft — ich schätze ehrlich ein, ob sich ein Assistent für Sie lohnt.